Кресла, кофе и самокаты — особенности работы АХО в офисах технологических компаний.
Меня зовут Андрей Завидонов и я более 15 лет работаю в административно хозяйственной области в крупных компаниях с большой численностью сотрудников и разветвленной сетью офисов. Успел познакомиться с особенностями работы разных отраслей. Работал в ритейле, в банковской сфере, в добывающих компаниях. В этом обзоре хочу рассказать о наиболее ярких особенностях работы административно-хозяйственных подразделений крупных ИТ-компаний и задачах с которыми они сталкиваются. Офисы, где творят инженеры-разработчики, сильно отличаются от офисов, где работают операционные или финансовые сотрудники.
Местоположение и дизайн офиса.
Опросы, проводимые HR в ИТ-компаниях, регулярно показывают что качество офиса занимает второе место, после используемых в работе технологий, при принятии решения кандидатами о работе в компании. Это обязывает сотрудников административно-хозяйственных подразделений тщательно подходить к выбору локации будущего офиса. В крупных городах удаленность офиса далее 500 метров от метро уже вызывает вопросы со стороны сотрудников и может являться одной из причин оттока кадров. Частично проблема снимается за счет организации корпоративного транспорта – шаттлов. Требования налогового законодательства, в большинстве случаев, не позволяют включать эти расходы в затратную часть, и от сотрудников административного подразделения требуется определенная настойчивость, что бы организовать данную услугу.
Дизайн офиса стал одним из конкурентных преимуществ при привлечении квалифицированных кадров и областью соревнований между ведущими ИТ-компаниями. К проектам реконструкции офисов привлекаются ведущие дизайнеры и тратятся сотни миллионов рублей. Лидерство безусловно задают международные ИТ-компании и ИТ-подразделения крупных корпораций. В 2020 году Гран-при международной премии Best Office Awards завоевала штаб-квартира «Сбера» в Москве на Кутузовском 32. О других номинантах премии и новых тенденциях в офисном строительстве рассказывается на сайте https://www.officenext.ru
Работа 24 х 7
Разработчики люди увлеченные и многие из них работают существенно больше 8 часов. Рабочий день может заканчиваться далеко за 21-00. Последние опросы показывают, что сотрудники в офисе проводят в среднем 11 часов. Это накладывает дополнительные требования к организации рабочего пространства и набору помещений. Классический опенспейс перестал удовлетворять современным потребностям, сейчас сотрудники используют все пространство офиса для своей деятельности:
переговорные и конференц-залы для больших встреч;
места для проведения «стендапов», мозговых штурмов и совместной работы;
уединенные рабочие места для сосредоточенной индивидуальной работы;
зоны для перезагрузки и неформального общения, где происходит социализация сотрудников;
зоны пассивного и активного отдыха.
В офис пришло новое оборудование, например: шумоизоляционные кабины, устанавливаемые в опенспейсе, и позволяющие уединиться и не мешать коллегам своим телефонным разговором. Ведущие эксперты рынка проектирования и отделки офисных интерьеров на выставке Business & Design Dialogue 2020 присудили оборудованию российской компании Capsula звание Next Products 2020.
Или капсулы сна. Медики утверждают, что если днем заснуть, не проваливаясь в глубокий сон на 20 – 30 минут, то повышается способность к обучению и восприятию новой информации. Рынок такого оборудования в России растет на 20% ежегодно и в 2020 году может превысить 1 млрд. рублей. Первооткрывателями в этих вопросах были ИТ-компании, но капсулы сна теперь использует не только Google, в России они установлены в Сбербанке, РусГидро и некоторых других компаниях, так что прогресс в области оборудования рабочих мест продолжается.
В России подчерпнуть знания об этих новинках можно на выставках МЕБЕЛЬ-2021 https://www.meb-expo.ru/, BATIMAT Russia 2021 https://batimat-rus.com, RosBuild 2021 https://www.rosbuild-expo.ruили пообщаться с крупными международными компаниями в этой сфере, например http://www.office-solutions.ru
Кресло.
Одна из важнейших для контроля со стороны АХО тем, это рабочие кресла сотрудников. Проводя по 10 – 14 часов на рабочем месте, сотрудник имеет риск получить заболевания спины. Европейское исследование о потерянном рабочем времени говорит о потере 3,6 миллионов рабочих дней из-за болей в спине и 1,3 миллионов Евро расходов на болезни, связанные с проблемами спины. Так же, исследователи отмечают, что из-за повального распространения мобильных гаджетов у сотрудников появилось девять новых положений тела в которых они осуществляют свою деятельность. Рабочее кресло должно поддерживать правильную осанку при работе за компьютером и тем самым способствовать правильному кровоснабжению всего организма и мозга в частности. Неверное положение тела приводит к болям в спине и искривлению позвоночника, неудобное сидение пережимает кровеносные сосуды ног, держание рук на весу приводит к хроническим заболеваниям кистей рук. Сегодня нормой является минимум семь регулировок, регулируемые подлокотники и подголовники. Правильно отрегулированное кресло должно создавать ощущение невесомости, а спинка не давить, а поддерживать, плавно следуя вашим движениям. Одними из лидеров в области производства кресел являются такие компании как Herman Miller, Steelcase, Vitra. В свое время, в журнале Forbs был опубликован список из восьми самых удобных рабочих кресел в мире https://www.forbes.ru/stil-zhizni-slideshow/pokupki/60663-8-samyh-udobnyh-rabochih-kresel-v-mire?photo=7. А издание Wall Street Journal признало кресло Leap компании Steelcase самым эргономичным в мире. При разработке данных кресел был проведен большой объем испытаний и исследований и выявлено, что использование данных кресел повышает производительность труда на 17%.
Кофе и «печешки».
Все чаще в описании вакансии для ИТ-специалистов отдельной строкой указывается бесплатные для сотрудников чай, кофе, фрукты и «печешки» в офисе. Организация бесплатного питания стало трендом и отличительной чертой технологических компаний, своеобразной визитной карточкой. В одной из крупных ИТ-компаний отмена бесплатного обеспечения сотрудников кофе и чаем вызвало бурные дебаты и стало важной темой в обсуждениях на всех уровнях управления организацией.
Последнее время стало модно устанавливать в офисе вендинговые аппараты по продаже здорового питания и напитков.
Обратите внимание: Сиреневая кухня — особенности дизайна, выбор стиля, сочетания с другими цветами, фото.
Для сотрудников это удобный сервис, а для компании в целом дополнительный доход от сдачи в аренду мест под аппараты. Но важно не увлекаться, чем выше аренда, тем более дешевое и менее качественное сырье будет использовано при приготовлении продуктов питания и кофе. Добившись высоких показателей дохода, вы можете дискредитировать данный сервис в глазах сотрудников. Но если кофе в вашем автомате кислит, то не торопитесь утверждать что оно дешевое и некачественное. Скорее всего это 100% арабика, самый дорогой сорт из массовых. В России более благосклонно относятся к смеси арабики и робусты. Именно робуста дает дополнительную крепость и плотность напитку. У операторов вендинговых аппаратов необходимо уточнить кто является производителем используемой ими кофейной смеси. Каковы настройки аппаратов и сколько грамм кофе используется для приготовления напитка. С экономической точки зрения разница в себестоимости чашки может достигать шести раз между недорогим «слабым» кофе и качественным напитком с правильной фасовкой. Самыми известными производителями кофейных смесей являются Lavazza, Covim, Boasi. Это крупные мировые компании, обеспечивающие стабильное качество обжарки, сроки и условия хранения.
Лучше всего, что бы ваш кофе-поинт выглядел вот-так:
Спортивная активность в офисе.
Сидячая малоподвижная работа требует разрядки, вернее зарядки, и большинство ИТ-компаний активно поощряют занятия спортом. Во многих офисах организованы спортивные залы. Там где их нет, сотрудники просят установить турники, спортивные стенки и другие тренажеры. При реализации таких запросов сотрудникам АХО необходимо учитывать, что работодатель несет ответственность за здоровье сотрудника находящегося в офисе. Все травмы, полученные в рабочее время на территории офиса, будут требовать проведения расследования. В особо тяжких случаях на организацию и ее руководство могут быть наложены штрафы и иные санкции за нарушение техники безопасности труда. При организации спортивного досуга необходимо, прежде всего, подумать о здоровье сотрудников и исключении травм. Лучше отказаться от «колхозных» решений и организовать профессиональный фитнес-зал в отдельном помещении в соответствии со всеми современными требованиями, заказав проектирование и строительство в профильных компаниях. А еще лучше, воспользоваться услугой аутсорсинга корпоративных фитнес-проектов от профессиональных операторов фитнес-центров.
Кстати, расходы на организацию корпоративного фитнеса входят в состав мероприятий по улучшению условий и охраны труда работодателями с финансированием в размере не менее 0,2 процента от суммы затрат на производство продукции (работ, услуг). Типовой перечень мероприятий, которые можно отнести к расходам на корпоративный фитнес, закреплен п. 32 Приказа № 181н от 01 марта 2012 г. "Об утверждении типового перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий …". Очень хорошо, если ваш фитнесс-зал выглядит вот так:
Самокаты.
Бурное развитие индивидуального электротранспорта в мире не могло не отразиться и на нас. При наступлении теплой и сухой погоды, поклонники самокатов начинают их активное использование. Каждый день в офис приносят все больше таких средств передвижения для подключения к сети на рабочем месте и зарядке батарей. Безусловно, это нарушает требования электробезопасности, создает риски возгорания и заставляет переживать сотрудников АХО отвечающих за электробезопасность и пожарную безопасность офиса. Частичным решением проблемы может стать организация зоны хранения электросамокатов на улице вне офиса с возможностью зарядки батарей. При организации таких зон необходимо обеспечить навес для защиты от дождя и исключить попадание воды на элементы электрооборудования. Все розетки для зарядки должны быть не ниже IP65 и подключены через УЗО на ток 30 мА. Было бы правильно предусмотреть порошковые огнетушители и провести инструктаж с сотрудниками, так как возможны случаи самовозгорания аккумуляторов в процессе зарядки с температурой горения 600 – 900 градусов цельсия. Об этом подробнее было написано в https://habr.com/ru/post/372703/. Категорически запрещено тушить литий-ионные аккумуляторы водой, так как при взаимодействии с водой образуется взрывоопасная смесь.
В заключение
Безусловно, помимо перечисленных моментов, перед административно-хозяйственными подразделениями крупных компаний стоит много разнообразных задач: это и аренда офисов, и обеспечение работы систем вентиляции и кондиционирования, электрообеспечение, вопросы озеленения офиса, организация транспортных услуг и многое другое. Современный офис сродни космическому кораблю, в котором все системы должны работать безупречно и обеспечивать комфорт и качественную среду обитания для его ценной команды. Данный обзор не претендует на полноту, а лишь описывает наиболее яркие детали организации офисов для ИТ-специалистов. Бурное развитие технологий не обошло стороной такую, в общем-то консервативную, область как обеспечение и поддержка работы офиса. Внедрение новых ИТ-продуктов, реагирование на изменение законодательства, внешние вызовы, охрана здоровья сотрудников, все это делает работу АХО в технологических компаниях очень насыщенной и интересной.
С уважением,
Ваш Административный директор
Больше интересных статей здесь: Мебель.
Источник статьи: Кресла, кофе и самокаты — особенности работы АХО в офисах технологических компаний..
